Hoe kies je de beste datum voor een schoolreünie?

Een datum prikken voor een schoolreünie klinkt eenvoudig. Agenda erbij, een vrije zaterdag zoeken en klaar. In de praktijk is die keuze belangrijker dan je misschien denkt.

Voor een oud-leerling is de datum namelijk vaak één van de eerste dingen die telt: kan ik dan überhaupt? Pas daarna komen vragen als wat het kost, wie er komen en wat er te doen is. Uit de klantreis die we bij 123Reünie zien, blijkt dan ook hoe belangrijk het is dat een datum niet alleen organisatorisch goed uitkomt voor de school, maar ook logisch is voor de mensen die je wilt ontvangen.

De perfecte datum waarop iedereen kan, bestaat waarschijnlijk niet. Maar met een aantal slimme afwegingen vergroot je wel de kans op een goede opkomst.

Begin niet met de agenda van de school

De beschikbaarheid van het schoolgebouw is natuurlijk belangrijk. Toch is het verstandig om eerst breder te kijken.



Stel jezelf bijvoorbeeld deze vragen:

• Welke groepen oud-leerlingen willen we uitnodigen?
• Komen veel reünisten waarschijnlijk uit de regio of juist uit heel Nederland?
• In welke levensfase bevinden de meeste oud-leerlingen zich?
• Zijn er periodes waarin vakanties, werk of gezinsverplichtingen vaker een rol spelen?
• Welke andere activiteiten vinden rond de school of in de regio plaats?
• 
  

Pas daarna kun je beschikbare momenten van de school naast deze informatie leggen.

Zo voorkom je dat je een datum kiest die intern perfect uitkomt, maar voor een groot deel van de doelgroep minder aantrekkelijk is..

Houd rekening met schoolvakanties

Een schoolvakantie lijkt soms een logisch moment. Het gebouw is rustiger en er zijn minder reguliere schoolactiviteiten. Voor oud-leerlingen kan juist het tegenovergestelde gelden. Mensen met schoolgaande kinderen gebruiken vakanties bijvoorbeeld om weg te gaan. Ook kunnen lange weekenden en populaire vakantieperiodes ervoor zorgen dat mensen hun agenda al vroeg hebben gevuld.

Een vakantieperiode is daarom niet automatisch goed of slecht. Kijk vooral naar wie je wilt bereiken en wat voor die groep praktisch is..

Kijk naar examens en andere belangrijke schoolmomenten

Een school heeft gedurende het jaar perioden waarin veel aandacht nodig is voor andere activiteiten.

Denk aan:

• examens;
• diploma-uitreikingen;
• open dagen;
• introductieperiodes;
• personeelsactiviteiten;
• jubileumactiviteiten;
• vakanties.

Een reünie organiseren terwijl binnen de school iedereen al op volle capaciteit draait, maakt de voorbereiding onnodig lastig. Bij een reünie zijn vaak verschillende medewerkers en afdelingen betrokken. Goede interne beschikbaarheid rondom de voorbereidingen én op de dag zelf is daarom minstens zo belangrijk als een vrije aula..

Controleer wat er in de omgeving gebeurt

Een groot lokaal evenement, festival of andere publieksactiviteit kan invloed hebben op een reünie. Niet alleen omdat mensen misschien moeten kiezen tussen twee activiteiten. Ook praktische zaken kunnen meespelen, zoals:

• verkeersdrukte;
• parkeergelegenheid;
• beschikbaarheid van leveranciers;
• horeca en catering;
• overnachtingsmogelijkheden.



Vooral bij scholen waarvan veel oud-leerlingen nog in dezelfde regio wonen, is het verstandig om de lokale evenementenkalender erbij te pakken voordat een datum definitief wordt gemaakt.

Kies je voor vrijdag, zaterdag of zondag?

Voor veel grotere schoolreünies ligt een zaterdag voor de hand. Mensen hoeven meestal niet rechtstreeks vanuit hun werk te komen en er is ruimte voor zowel een middag- als avondprogramma. Toch hoeft zaterdag niet altijd de beste keuze te zijn.

Een bijeenkomst met vooral ontmoeting, rondleidingen en een kort programma kan bijvoorbeeld een andere planning vragen dan een reünie die doorloopt tot in de avond.

Denk daarom eerst na over wat voor reünie je wilt organiseren.

Bijvoorbeeld:

• een middagprogramma waarbij de school centraal staat;
• een middag en vroege avond;
• een uitgebreid programma met eten;
• een programma met aansluitend avondfeest.



De gewenste beleving bepaalt mede welke dag en welk tijdstip logisch zijn.

Denk na over hoe ver mensen moeten reizen

Oud-leerlingen wonen na verloop van tijd vaak niet meer allemaal in de buurt van hun oude school. Bij een reünie waar mensen vanuit heel Nederland naartoe komen, is reistijd daarom een belangrijk aandachtspunt. Een vroeg startmoment kan bijvoorbeeld minder aantrekkelijk zijn voor iemand die twee uur moet reizen. Een heel laat eindmoment kan hetzelfde effect hebben. Kijk dus niet alleen naar de duur van het programma, maar ook naar de reis die ervoor en erna zit.

Maak de datum bekend zodra hij definitief is

Zodra de datum vaststaat, hoeft het volledige programma nog niet klaar te zijn. Sterker nog: wachten tot ieder detail bekend is, kan kostbare promotietijd kosten.

Een goede save the date hoeft in eerste instantie maar een paar dingen duidelijk te maken:

• om welke school het gaat;
• waarom er een reünie komt;
• wanneer deze plaatsvindt;
• voor wie de reünie bedoeld is;
• waar mensen informatie kunnen blijven volgen.



Zo kunnen oud-leerlingen de datum alvast reserveren terwijl het programma verder wordt uitgewerkt.

Geef mensen daarna redenen om vroeg aan te melden

Een datum maanden van tevoren communiceren heeft ook een keerzijde: iemand kan denken:

“Dat duurt nog lang. Ik kijk later wel.”

Daarom is alleen een datum bekendmaken niet voldoende.



In de periode daarna wil je de reünie steeds meer laten leven. Bijvoorbeeld door te laten zien:

• welke oud-medewerkers erbij zijn;
• dat steeds meer oud-leerlingen zich aanmelden;
• wat er op het programma komt;
• welke herinneringen en verhalen bij de school horen;
• waarom vroeg aanmelden interessant is.

Een early bird-periode kan daarbij voor een concrete financiële reden zorgen om niet te lang te wachten. Maar minstens zo belangrijk is het gevoel dat de reünie al begint te leven voordat de daadwerkelijke dag aanbreekt. Ook in eerdere 123Reünie-projecten wordt gewerkt met een duidelijke communicatielijn van save the date naar early bird, voorverkoop en praktische informatie richting het evenement.

Dus: wat is de beste datum voor een schoolreünie?

Er bestaat geen vaste maand of zaterdag die voor iedere school het beste werkt.

Een goede datum is vooral een datum waarbij:

• voldoende voorbereidingstijd beschikbaar is;
• de belangrijkste doelgroep waarschijnlijk kan;
• schoolvakanties bewust zijn meegewogen;
• grote concurrerende evenementen worden vermeden;
• de school zelf voldoende capaciteit heeft;
• het gewenste programma past bij dag en tijd;
• mensen voldoende gelegenheid hebben om de datum vrij te houden;
• er genoeg tijd is om oud-leerlingen en oud-medewerkers te bereiken.



Kijk dus niet alleen wanneer het schoolgebouw vrij is. Kijk vooral wanneer de grootste kans ontstaat om zoveel mogelijk oud-bekenden weer bij elkaar te brengen..

Een reüniedatum in gedachten?

Staat er een jubileum of ander bijzonder moment op de planning en denken jullie na over een schoolreünie? Dan is het verstandig om de datum vroeg in het traject te bespreken. 123Reünie denkt graag mee over een geschikt moment, de voorbereidingstijd, het verwachte bereik en de praktische haalbaarheid.



Ook als er nog geen datum vaststaat. Juist dan kunnen we samen bekijken welk moment het beste bij jullie school en oud-leerlingen past.